Website Privacy Policy – 25 mei 2018
Deze privacyverklaring geeft informatie over de data die wij van u verzamelen wanneer u onze website gebruikt. Bij het verzamelen van deze informatie treden wij op als een gegevensbeheerder en wij zijn wettelijk verplicht om u informatie over ons te verstrekken, over waarom en hoe we uw gegevens gebruiken en over de rechten die u hebt over uw gegevens.
Wie zijn wij?
Wij zijn eformity document solutions bv. Ons adres is Nieuwland Parc 310, 2952 DD Alblasserdam, Nederland. U kunt per post contact met ons opnemen bovenstaand adres, of per e-mail op info@eformity.nl of telefonisch op +31 (0) 78 699 29 00.
We zijn niet verplicht om een functionaris gegevensbescherming te hebben, dus vragen over ons gebruik van uw persoonlijke gegevens moeten worden gericht aan de bovenstaande contactgegevens.
Wanneer u onze website gebruikt
Wanneer u onze website gebruikt om onze diensten te bekijken wordt door onszelf en door derden een aantal cookies gebruikt die nodig zijn om de website goed te laten functioneren, om nuttige informatie over onze bezoekers te verzamelen en om de gebruikerservaring te helpen verbeteren. Meer informatie over ons cookie gebruik lees u in ons cookiebeleid hieronder.
Als u op onze website een contactformulier indient
Als u een contactformulier invult op onze website, vragen we om uw naam, telefoonnummer en e-mailadres.
We gebruiken deze informatie om uw vraag te beantwoorden en eventueel de door u gevraagde informatie over onze producten en diensten op te sturen. Mogelijk zullen we u ook een aantal keer een opvolg e-mail sturen om navraag te doen en om ons ervan te verzekeren dat we uw vraag naar tevredenheid hebben beantwoord. Dit doen we op basis van ons rechtmatige belang om juiste informatie te leveren voorafgaand aan een verkoop.
Uw vraag wordt opgeslagen en in een e-mail die door Microsoft wordt gehost binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Het wordt ook in een CRM-systeem opgeslagen in Nederland.
We gebruiken de informatie die u verschaft niet voor geautomatiseerde besluiten die enig effect kunnen hebben op u.
We bewaren aanvraag e-mails gedurende twee jaar. Daarna worden deze op een veilige locatie gearchiveerd en zeven jaar bewaard. Hierna worden zij verwijderd. CRM gegevens worden drie jaar bewaard na ons laatste contact.
Als u zich opgeeft voor onze nieuwsbrief
Als u zich opgeeft voor onze nieuwsbrief, vragen we u om uw naam en e-mailadres.
We vragen uw toestemming om uw naam en e-mailadres te gebruiken om u onze nieuwsbrief te sturen die informatie bevat over onze producten en diensten en andere informatie die interessant kan zijn voor u.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, waarna wij uw geen nieuwsbrief meer zullen toesturen.
Uw naam en e-mailadres wordt gedeeld met een extern mailsysteem dat gebaseerd is in de Verenigde Staten. Het bedrijf heeft zich verplicht tot naleving van de AVG, wat betekent dat uw gegevens worden beschermd volgens de wet- en regelgeving van de Europese Unie.
We gebruiken de informatie die u verschaft niet voor geautomatiseerde besluiten die enig effect kunnen hebben op u.
We zullen uw persoonlijke gegevens bewaren zo lang als wij onze nieuwsbrief opstellen en verspreiden. Als u uw toestemming intrekt, zullen we uw gegevens niet langer gebruiken en na twee jaar vernietigen.
Uw rechten als betrokkene
Volgens de wet mag u ons vragen welke informatie wij van u bewaren en u kunt ons vragen deze te wijzigen als deze incorrect is. Als we uw toestemming gevraagd hebben om uw persoonlijke gegevens te verwerken, kunt u dit op elk moment intrekken.
Als we uw persoonlijke gegevens verwerken, hetzij na het ontvangen van toestemming daarvoor, hetzij om een contract te vervullen, mag u ons vragen de gegevens over te zetten op een gangbaar formaat zodat u het naar een andere provider kunt sturen.
Als we uw persoonlijke gegevens verwerken, hetzij na het ontvangen van toestemming daarvoor hetzij vanwege rechtmatig belang, kunt u verzoeken om uw gegevens te verwijderen.
U heeft het recht om ons te vragen de gegevens gedurende enige tijd niet te gebruiken als u denkt dat we deze op een onrechtmatige manier gebruiken.
Ten slotte kunt u ons onder bepaalde omstandigheden vragen om geen besluiten te nemen die van invloed kunnen zijn op u door middel van geautomatiseerde processen of profilering.
U kunt een verzoek indienen omtrent uw persoonlijke gegevens per e-mail, post of telefoon. Hiervoor gebruikt u de contactgegevens onder het kopje Wie zijn wij? in dit beleid.
Uw recht om een klacht in te dienen
Als u een klacht heeft over de manier waarop wij uw gegevens gebruiken, vragen wij u in eerste instantie contact met ons op te nemen zodat wij uw klacht kunnen behandelen. U kunt echter ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via hun website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl of schriftelijk via:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
Updates van dit privacy beleid
Wij zullen dit beleid regelmatig bekijken en, indien nodig, updaten, als onze diensten en het gebruik van persoonlijke gegevens wijzigt. Als we uw persoonlijke gegevens op een andere manier willen gebruiken dan hiervoor benoemd, zullen we contact met u opnemen om u hierover te informeren en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.
Na elke wijziging zullen we het versienummer en de datum van dit document aanpassen.
Website Privacy Policy – 25 May 2018
This privacy notice tells you about the information we collect from you when you use our website. In collecting this information, we are acting as a data controller and, by law, we are required to provide you with information about us, about why and how we use your data, and about the rights you have over your data.
Who are we?
We are eformity document solutions bv. Our address is Nieuwland Parc 310, 2952 DD Alblasserdam, The Netherlands. You can contact us by post at the above address, by email at info@eformity.nl or by telephone on +31 (0)78 699 29 00.
We are not required to have a data protection officer, so any enquiries about our use of your personal data should be addressed to the contact details above.
When you use our website
When you use our website to browse our products and services and view the information we make available, a number of cookies are used by us and by third parties to allow the website to function, to collect useful information about visitors and to help to make your user experience better.
For more information about our use of cookies, please see our cookie policy.
When you submit an enquiry via our website
When you submit an enquiry via our website, we ask you for your name, contact telephone number and email address.
We use this information to respond to your query, including providing you with any requested information about our products and services. We may also email you several times after your enquiry in order to follow up on your interest and ensure that we have answered your it to your satisfaction. We will do this based on our legitimate interest in providing accurate information prior to a sale.
Your enquiry is stored and processed as an email which is hosted by Microsoft within the European Economic Area (EEA). It is also logged on a CRM system on a cloud server based in Canada, a country which the EU says has adequate data protection laws in place to protect your data.
We do not use the information you provide to make any automated decisions that might affect you.
We keep enquiry emails for two years, after which they are securely archived and kept for seven years, when we delete them. CRM records are kept for three years after the last contact with you.
When you sign up to receive our newsletter
When you sign up to receive our newsletter, we ask for your name and your email address.
We will ask for your consent to use your name and email address to email you our newsletter which contains information about our products and other information which we feel might be of interest to you.
You can withdraw your consent at any time and we will stop sending you the newsletter.
Your name and email address are shared with a third party mailing system which is based in Australia. This company has contractually committed to providing appropriate safeguards for your personal data which means it will be protected in line with the legal requirements of the European Union.
We do not use the information you provide to make any automated decisions that might affect you.
We keep your personal data for as long as we produce and distribute our newsletter. If you withdraw your consent, we will mark your details so that they are not used and delete them after two years.
Your rights as a data subject
By law, you can ask us what information we hold about you, and you can ask us to correct it if it is inaccurate. If we have asked for your consent to process your personal data, you may withdraw that consent at any time.
If we are processing your personal data for reasons of consent or to fulfil a contract, you can ask us to give you a copy of the information in a machine-readable format so that you can transfer it to another provider.
If we are processing your personal data for reasons of consent or legitimate interest, you can request that your data be erased.
You have the right to ask us to stop using your information for a period of time if you believe we are not doing so lawfully.
Finally, in some circumstances you can ask us not to reach decisions affecting you using automated processing or profiling.
To submit a request regarding your personal data by email, post or telephone, please use the contact information provided above in the Who Are We section of this policy.
Your right to complain
If you have a complaint about our use of your information, we would prefer you to contact us directly in the first instance so that we can address your complaint. However, you can also contact the Dutch Data Protection Authority via their website at https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en or write to them at:
Autoriteit Persoonsgegevens
P.O. Box 93374
2509 AJ DEN HAA
The Netherlands
Updates to this privacy policy
We regularly review and, if appropriate, update this privacy policy from time to time, and as our services and use of personal data evolves. If we want to make use of your personal data in a way that we haven’t previously identified, we will contact you to provide information about this and, if necessary, to ask for your consent.
We will update the version number and date of this document each time it is changed.
eformity Cookiebeleid
eformity gebruikt cookies en scripts van Google om uw gebruik van onze websites geanonimiseerd te analyseren, zodat we functionaliteit en effectiviteit kunnen aanpassen en advertenties kunnen tonen. Ook gebruiken we na aparte toestemming cookies en scripts van Facebook, Twitter, LinkedIn en Google om social media integratie op onze websites mogelijk te maken. Als u wilt aanpassen welke cookies en scripts we mogen gebruiken, kunt u uw instellingen wijzigen. Meer informatie is beschikbaar in onze privacyverklaring.
Wat is een cookie?
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website [en/of Flash-applicaties] wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.
Analytische cookies
Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet actief toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.
De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield principles en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.
Marketing
Met uw toestemming plaatsen wij een cookie op uw apparatuur, welke kan worden opgevraagd zodra u een website uit ons netwerk bezoekt. Hierdoor kunnen wij te weten komen dat u naast onze website ook op de betreffende andere website(s) uit ons netwerk bent geweest. Het daardoor opgebouwde profiel is niet gekoppeld aan uw naam, adres, e-mailadres en dergelijke, maar dient alleen om advertenties af te stemmen op uw profiel, zodat deze zo veel mogelijk relevant voor u zijn.
Social Media
Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten (“liken”) of delen (“tweeten”) op sociale netwerken als Facebook en Twitter. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van Facebook respectievelijk Twitter zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Leest u de privacyverklaring van Facebook respectievelijk van Twitter (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met uw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken.
De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Twitter, Facebook, Google + en LinkedIn opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. LinkedIn, Twitter, Facebook en Google + stellen zich te houden aan de Privacy Shield principes en zijn aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.
Recht op inzage en correctie of verwijdering van uw gegevens
U heeft het recht om te vragen om inzage in en correctie of verwijdering van uw gegevens. Zie hiervoor onze contactpagina. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Wanneer het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, dient u een kopie van het cookie in kwestie mee te sturen. U kunt deze terugvinden in de instellingen van uw browser.
In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan
Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden met behulp van de Help-functie van uw browser.
eformity cookie policy
eformity uses cookies and scripts from Google to anonymously analyze your use of our websites, so that we can adjust functionality and effectiveness and display advertisements. We also use cookies and scripts from Facebook, Twitter, LinkedIn and Google to make social media integration on our websites possible. If you want to change which cookies and scripts we can use, you can change your settings. More information is available in our privacy statement.
What is a cookie?
We make use of cookies on this website. A cookie is a simple small file that is sent with pages from this website and stored by your browser on your computer’s hard drive. The information stored therein can be sent back to our servers on a subsequent visit.
Google Analytics
Through our website a cookie is placed from the American company Google, as part of the “Analytics” service. We use this service to track and get reports on how visitors use the website. Google may provide this information to third parties if Google is legally obliged to do so, or if third parties process the information on behalf of Google. We have no influence on this. We have not actively allowed Google to use the obtained analytics information for other Google services.
The information that Google collects is anonymised as much as possible. Your IP address is emphatically not given. The information is transferred to and stored by Google on servers in the United States. Google maintains the Privacy Shield principles and is affiliated with the Privacy Shield program of the US Department of Commerce. This means that there is an appropriate level of protection for the processing of any personal data.
Marketing
With your consent we place a cookie on your equipment, which can be requested as soon as you visit a website from our network. This allows us to find out that you have been on our other website (s) in addition to our website. The resulting profile is not linked to your name, address, e-mail address, etc., but only serves to match advertisements to your profile, so that they are as relevant as possible for you.
Social Media
Our website contains buttons to promote web pages (“like”) or share (“tweet”) on social networks like Facebook and Twitter. These buttons work through pieces of code that come from Facebook or Twitter itself. Cookies are placed through this code. We have no influence on that. Read the privacy statement of Facebook or Twitter (which can change regularly) to read what they do with your (personal) data that they process via these cookies.
The information they collect is anonymised as much as possible. The information is transferred to and stored on servers in the United States through Twitter, Facebook, Google + and LinkedIn. LinkedIn, Twitter, Facebook and Google + adhere to the Privacy Shield principles and are affiliated with the Privacy Shield program of the US Department of Commerce. This means that there is an appropriate level of protection for the processing of any personal data.
Right to inspect and correct or delete your data
You have the right to request access to and correction or deletion of your data. See our contact page for this. To prevent abuse, we can ask you to identify you adequately. When it comes to access to personal data linked to a cookie, you must send a copy of the cookie in question. You can find it in the settings of your browser.
Switching cookies on and off and deleting them
More information about switching on and off and removing cookies can be found using the help function of your browser.
